Créé en 1969, Toulouse INP est un acteur majeur de la formation en ingénierie et de la recherche, ainsi qu’un élément fondateur du paysage universitaire toulousain. L’établissement se distingue par son offre variée avec des formations saluées pour leur excellence académique. Reconnu ainsi que ses écoles dans les classements nationaux et internationaux, Toulouse INP est membre du groupe INP, premier réseau français d’écoles d’ingénieurs.
Les activités se feront sur le site d’une des écoles de l’Institut National Polytechnique de Toulouse : l’ENSEEIHT (Ecole Nationale Supérieure d’Electrotechnique, d’Hydraulique, d’Informatique et des Télécommunications) située 2, rue Camichel à Toulouse. Son service scolarité est composé de 12 personnes placées sous l’autorité d’une responsable de service en lien avec la Direction des Etudes. Ce service gère la scolarité d’élèves ingénieurs sous statuts étudiant ou apprenti, des élèves de Masters, Masters of Science, Mastères Spécialisés et DU, soit près de 1800 apprenants.
Placé sous l’autorité du responsable du service de la scolarité, le gestionnaire de scolarité assure la gestion des formations qui lui sont attribuées, en lien étroit avec l’équipe du service, les étudiants, les enseignants et les services de l’école qui interagissent avec la scolarité.
Il a des fonctions polyvalentes de gestion des formations, d’assistance technique et logistique et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques et procédures dans le domaine de la scolarité.
Missions :
-Gérer les structures d'enseignement et les emplois du temps en collaboration avec les responsables d'années et de parcours (utilisation logiciel ADE) -Instruire les inscriptions pédagogiques en appliquant les procédures administratives et techniques dédiées (suivi individualisé et contrats pédagogiques),
-Garantir le suivi des maquettes pédagogiques en collaboration avec les responsables de formation,
-Gérer les agendas et contrôler les échéances : emploi du temps en cohérence avec la maquette des enseignements, modifications au quotidien et communication, calendrier des examens,
-Organiser et mettre à jour des bases de données étudiants et enseignements (listes, notes, absences, groupes, extractions, modifications pour votes…)
-Assurer le soutien logistique à la bonne tenue des enseignements, examens, soutenances et événements,
-Préparer les jurys (vérification de saisie de notes, résultats, propositions) et mise à jour des décisions (APOGEE, puis PEGASE).
Savoirs faire et compétences techniques principales recherchées :
-Maitrise des outils de gestion de scolarité notamment les domaines Inscriptions Pédagogiques et Résultats issus d’APOGEE bientôt PEGASE, outils d'ADE.
-Maitrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, messagerie électronique),
-Excellentes qualités rédactionnelles,
-Capacité à gérer des surcharges ponctuelles et des situations
Savoir-être et compétences associées :
-Sens de l’organisation, sens de la hiérarchie.
-Rigueur et fiabilité.
-Sens relationnel et de la communication.
-Esprit de discernement.
-Polyvalence.
-Capacité à rendre compte,
-Autonomie dans l’organisation du travail et la gestion des priorités.
-Travail en équipe.
-Mise en œuvre de démarche qualité.
-Sens du service public.
Connaissances :
-Fonctionnement de l’université et de ses instances.
-Mode de fonctionnement des administrations publiques.
-Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention.
-Techniques de secrétariat de gestion administrative, d’élaboration de documents,
-Culture internet et techniques de communication
Conditions particulières d’exercice :
Calendrier universitaire contraint : Périodes de forte activité
Statut :
Poste ouvert uniquement aux contractuels (CDD 12 mois)
Catégorie :
B Technicien - BAP J
Rémunération :
Selon la grille indiciaire de la fonction publique TECH INM 373 et de l’ancienneté (Compris entre 1836,20€ et 2146,33€) + Prime mensuelle de 150€
Avantages :
Avantages sociaux et cadre de travail
- Frais de transports en commun pris en charges à hauteur de 75% compatible avec le Forfait Mobilité Durable (vélo, covoiturage).
- Campus accessibles en transport en commun.
- Subvention restauration collective.
- Action sociale (subvention enfance, Allocation parent enfant handicapé, accompagnement possible par une assistante sociale …).
- Complémentaire santé prise en charge à hauteur de 15€.
Équilibre vie personnelle et professionnelle
- 51 jours de congés payés annuels pour un temps plein.
- Possibilité d’organiser son temps complet sur 4,5 jours.
- Possibilité de télétravailler jusqu’à 2 jours.
- Des offres Sport, Loisirs et Culture pour tous les agents.
Accompagnement
- Accompagnement personnalisé des parcours professionnels (conseil en évolution professionnelle, mobilité, formation, préparation aux concours).
- Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap.
Pour postuler :
Transmettre CV + Lettre de motivation
Fin de publication le 06/07/2025
Processus de recrutement :
Les candidatures seront traitées dans un délai d’environ 15 jours après la fin de publication du poste.
Tous les candidats recevront un retour sur les suites données à leur candidature
Les personnes retenues pourront être convoquées à une ou plusieurs auditions
Les réponses sont envoyées à l’issue de la procédure de recrutement.
Dans le cas où des tests sont mis en place, les candidat.e.s seront prévenu.e.s en amont